Классификация деловых писем
Стилистические особенности писем
Языковые конструкции. Обращение и формула вежливости
Электронное деловое письмо как особый тип делового письма

Электронное письмо как особый тип делового письма


Особенности оформления электронного письма

  • Особенное значение играет поле «Тема» - указывать тему необходимо кратко, но в то же время содержательно. Данное поле поможет получателю Вашего письма сориентироваться и выделить его из списка входящей почты;
  • Отметка «Важность» - устанавливается, если необходимо выделить Ваше письмо как особо важное или срочное;
  • Не стоит писать весь текст или его фрагменты заглавными буквами, в этом случае текст будет восприниматься как КРИК;
  • Категорически не рекомендуется использовать сленг, нецензурные слова, спецтермины или малоизвестные аббревиатуры;
  • Не употребляйте «смайлики» и другие графические изображения – в деловой переписке это редко допускается;
  • Не допускайте грамматических и орфографических ошибок.

Особенности структуры текста электронного письма

  • «Шапка» письма – как правило, содержит реквизиты организации: наименование, адрес, контактные телефоны и т.п.
  • Приветствие/Обращение:
    • Нейтральное, например: Здравствуйте, Добрый день…;
    • Конкретное обращение к адресату: Уважаемый ___!
    • Обращение оформляется без фамилии.
  • Вступление – излагается причина написания письма, озвучивается краткая мысль текста.
  • Основная часть: должна быть лаконичной, в идеале – помещаться на 1 листе. Основные темы отделяются абзацами, так будет легче зрительно воспринимать написанный текст.
  • Заключительная часть – должна быть лаконичной (1-2 предложения), а также должна содержать подведение итогов, логическое завершение письма.
  • Подпись: В подписи к деловому письму принято указывать свои ФИО, должность, рабочие телефоны, e-mail, ссылку на сайт компании. В России принято сначала указывать фамилию, а потом – инициалы.
  • Приложения – являются частью письма, в них содержится информация, дополняющая основной текст письма. Если приложения более 2-х страниц, необходимо проставить нумерацию.

Этика деловой переписки

  • Постарайтесь ответить в ближайшие 48 часов – это психологическая отметка, когда адресат начинает думать, что письмо не дошло или утеряно.
  • Если письмо содержит вложения – сразу прикрепите их, до того, как начнете писать письмо, существует риск забыть прикрепить их.
  • Внимательно проверяйте письмо перед отправкой на предмет ошибок и адекватности восприятия. Если есть необходимость – можно обеспечить «взгляд со стороны» - дать прочить письмо коллеге.
  • Избегайте длинных запутанных предложений, отделяйте графически смысловые отрезки письма.
  • Внимательно проверяйте ИО адресата, его фамилию и должность.
  • Письмо, скорее всего, распечатают, поэтому можно предварительно распечатать письмо самому и посмотреть, чтобы текст «не съезжал».

На главную Написать письмо Карта сайта