Служба документационного обеспечения управления

Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управления

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

  • структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
  • требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
  • существующие делопроизводственные традиции. 1

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

  • в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
    • секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
    • инспекция при министре (руководителе ведомства);
    • канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
    • отдел писем (жалоб);
    • отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
    • центральный архив;

  • на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
    • подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
    • секретариат;
    • экспедиция;
    • копировально-множительное бюро;
    • архив. 2

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами) 3, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств. 4

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

  • совершенствование форм и методов работы с документами;
  • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
  • сокращение документооборота;
  • унификация форм документов;
  • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
  • внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. 5

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. 6

К технологическим функциям следует отнести:

  • осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
  • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
  • ведение информационно-справочной работы по документам организации;
  • машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
  • копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
  • разработка и проектирование бланков документов;
  • подготовка документов к отправке. 7

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

  • подготовка к докладу руководству поступающих документов;
  • организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
  • регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
  • организация хранения документов в структурных подразделениях;
  • организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
  • повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
  • организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
  • организация делопроизводства по обращениям граждан;
  • разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. 8

К контрольным функциям относят:

  • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
  • контроль за сроками исполнения документов;
  • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
  • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
  • обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  • обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 9

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

  • разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
  • проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
  • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. 10

Дополнительная информация:

_____
1 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
2 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Приложение 12.
3 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
4 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
5-10 Там же.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.


На главную Написать письмо Карта сайта